Tanpa terasa sudah hampir setahun lebih sejak pertama kasus virus COVID-19 ada di Wuhan, China. Dunia berusaha untuk beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang ada, membantu manusia untuk lebih nyaman berada di kondisinya saat ini. Beberapa perubahan dapat kita lihat terutama dari dunia kerja. Pesatnya pertumbuhan ekonomi global sempat menurun drastis di awal pandemi berlangsung. Akan tetapi, seiring berjalannya waktu, perusahaan-perusahaan mulai mengevaluasi permasalahan tersebut dan mengambil langkah yang tepat di era baru pandemi. Alhasil, tuntutan karyawan untuk dapat beradaptasi dengan cepat akan perubahan-perubahan yang baru. Jadwal kerja yang terbatas, adanya penerapan kerja dari rumah (work from home), dan juga digitalisasi sistem yang ada. Pemimpin dan manajerial harus berusaha semaksimal mungkin agar perubahan yang terjadi tidak mempengaruhi kinerja perusahaan.
Dampak pandemi yang tidak stabil dan penuh ketidakpastian membuat kinerja HR untuk memastikan semua karyawan bisa melewati segala perubahan menjadi lebih berat. Steve Pascot praktisi HR di firma konsulasi Spencer stuart menyebutkan, bahwa pandemi ini menjadi momen kepemimpinan bagi divisi HR. Tidak hanya berhadapan dalam perubahan jadwal karyawan, namun HR juga harus memutuskan pemotongan biaya dan PHK untuk menyelamatkan perusahaan. Selain itu, sebisa mungkin HR harus memfasilitasi perpindahan sistem bekerja menjadi virtual secara efektif dan efisien. Pemimpin perusahaan mungkin akan sangat mengandalkan divisi HR dalam kecepatan, keahlian, dan kreativitas mereka untuk membentuk dan memulihkan kembali tempat kerja di saat pandemi.
Mengelola Tempat Kerja selama Pandemi
Saat pandemi mengatur ulang gaya bekerja di perusahaan, para pemimpin HR perlu memikirkan kembali strategi apa yang tepat terkait perencanaan tenaga kerja dan karyawan, manajemen, kinerja, dan pengalaman. Gartner menyebutkan setidaknya ada sembilan tren baru dalam dunia kerja selama masa pandemi. Tren tersebut antara lain:
- Meningkatnya karyawan yang bekerja secara remote (rumah)
- Evaluasi karyawan dengan metode yang lebih beragam
- Meningkatnya perusahaan yang memperkerjakan karyawan paruh-waktu, menjadikan peran perusahaan sebagai jaringan pengaman sosial
- Memisahkan peran dan keterampilan kritis pada karyawan
- Lebih melibatkan karyawan dan menciptakan budaya inklusivitas
- Munculnya perusahaan papan atas baru
- Transisi perusahaan dari desain untuk efisiensi menjadi desain untuk ketahanan
- Semakin meningkatnya kompleksitas perusahaan.
Oleh karenya itu, penting bagi pemimpin untuk mengevaluasi dampak setiap tren SDM di dunia kerja terhadap operasi serta tujuan strategis perusahaan. Perusahaan harus mampu mengidentifikasi mana yang memerlukan tindakan segera dan menilai bagaimana tren yang ada mempengaruhi bisnis mereka di pandemi ini. Selain itu, kita juga harus memahami bagaimana perubahan skala besar seperti ini mampu mengubah cara orang bekerja dan bagaimana bisnis berjalan. Perusahaan yang secara efektif merespon tren SDM yang ada saat ini dapat memastikan perusahaan mereka tetap dapat menonjol dan unggul dari pesaing lainnya.
Dalam artikel ini Aikrut telah mengumpulkan berbagai sumber untuk membantu kalian dalam mengelola tempat kerja selama pandemi. Mulai dari pembahasan terkait dampak jangka panjang yang terjadi pada gaya kerja karyawan, adaptasi dengan pekerjaan secara remote, tunjangan kesehatan dan moral karyawan, hingga perencanaan dalam menanggulangi bencana di masa yang akan datang. Baca lebih lanjut untuk memahami lebih lanjut cara membantu perusahaanmu tetap bertahan di masa pandemi!
Menjaga Komunikasi
Komunikasi berperan penting dalam berjalannya perusahaan, terutama di situasi yang penuh ketidakpastian seperti saat ini. Penting bagi perusahaan untuk dapat menyampaikan pesan yang jelas kepada karyawan di masa pandemi. Hal tersebut dapat membantu meningkatkan moral karyawan, terutama agar karyawan tidak merasa sendirian dalam menghadapi era new normal. Sarah Comstock menyebutkan bahwa perusahaan dapat membantu karyawan dengan cara mengajarkan metode dalam mengatasi kesepian, membantu karyawan dalam tips mengajar anak-anak di rumah, atau bahkan sekedar memberikan info terkait tempat swab antigen di lokasi setempat. Melalui komunikasi yang baik, dapat membantu menciptakan rasa kebersamaan dan memberikan kepastian bahwa segala sesuatunya terkendali.
Tidak juga dapat dihindari, adanya pandemi dan dampak yang ada setelahnya membuat masyarakat khawatir, tanpa terkecuali karyawan perusahaan. Di situasi seperti ini, perusahaan harus bisa menyampaikan komunikasi yang baik sehingga dapat menenangkan karyawan yang cemas dan meningkatkan moral mereka. Karyawan merasakan kekhawatiran seperti takut PHK oleh perusahaan, dan pikiran untuk memenuhi kebutuhan keluarga mereka. Perusahaan harus bisa menenangkan dan menyiarkan pesan-pesan positif untuk mendorong kembali moral karyawan agar bisa bangkit bahkan di situasi yang tidak pasti seperti saat ini.
Mengurangi Kepanikan dan Kesulitan
Pandemi tanpa dipungkiri membuat masyarakat di dunia mengalami kepanikan atas dampak dari virus yang menyebar cepat. Oleh karena itu, perusahaan harus bisa memastikan karyawan terhindar dari dampak negatif ketika ditempat kerja, salah satunya dengan mematuhi kebijakan yang telah dikeluarkan berdasar Keputusan Menteri Kesehatan nomor HK.01.07/MENKES/328/2020 tentang Panduan Pencegahan dan Pengendalian Covid-19 di Tempat Kerja Perkantoran dan Industri dalam Mendukung Keberlangsungan Usaha pada Situasi Pandemi.
Tempat kerja tidak mengelak lagi, kantor merupakan lokasi interaksi dan berkumpulnya orang yang menjadi faktor risiko dan harus waspadai penularannya. Perusahaan harus menaati kebijakan yang telah pemerintah tetapkan untuk membantu memutuskan mata rantai penularan. Meski begitu, perusahaan tidak perlu khawatir karena adanya kebijakan tersebut dapat membantu perusahaan untuk dapat beradaptasi melalui perubahan pola hidup pada situasi pandemi atau new normal.
Adapun kebijakan tersebut meliputi peraturan bagi manajemen dalam mencegah penularan COVID-19, penentuan karyawan esensial dan non-esensial yang perlu bekerja di kantor atau dapat dilakukan secara remote, memfasilitasi karyawan dan tempat kerja agar tetap aman dan sehat, menjaga dan mengoptimalkan sirkulasi udara, dan menerapkan gerakan cuci tangan serta physical distancing Dengan begitu, diharapkan perusahaan dapat membantu mengurangi kepanikan dan kesulitan yang timbul di masyarakat.
Meminimalisir Ketidakhadiran Karyawan
Pertanyaan penting saat ini adalah bagaimana perusahaan dapat mempertahankan karyawan agar tetap disiplin dan efisien dalam beerja tanpa mengesampingkan ketakutan dan kekhawatiran karyawan terhadap COVID-19. Hal ini menjadi tantangan besar bagi perusahaan, terutama berpengaruh terhadap kehadiran karyawan dan performa perusahaan. Terdapat empat langkah awal yang dapat kalian lakukan untuk membantu mengidentifikasi permasalahan ini. Pertama, perusahaan harus memeriksa terlebih dahulu berapa jumlah karyawan yang tidak hadir terutama selama pandemi berlangsung. Kedua, mulai identifasi dan selidiki penyebab ketidakhadiran terbesar yang ada di tempat kerja, lakukan pendekatan dengan karyawan dan tanyakan alasan mereka kesulitan untuk hadir dan bekerja. Ketiga, hitung biaya langsung dan tidak langsung dari dampak yang timbul akibat ketidakhadiran karyawan. Dan terakhir, temukan cara untuk meminimalisir ketidakhadiran karyawan yang di luar rencana. Dengan begitu, kalian dapat tetap membantu mendorong perusahaan agar tetap maju, namun juga tidak mengabaikan atau meminimalkan masalah kesehatan dan keselamatan karyawan di tengah pandemi
A. Akibat Covid-19
Adapun penyebab ketidakhadiran yang di luar rencana yang paling tinggi adalah COVID-19, salah satunya karena masa karantina setelah terdiagnosa. Meski begitu terdapat tiga penyebab lain yang masih bisa perusahaan kendalikan, yakni penyakit ringan, masalah kesehatan mental, dan cedera di tempat kerja. Perusahaan sendiri sesungguhnya tidak dapat mencegah karyawan untuk tertular virus di luar tempat kerja yang menyebabkan karyawan sakit, namun perusahaan dapat membatasi dampak terhadap karyawan lain dengan cara melakukan skrining COVID-19 pada karyawan yang bekerja langsung di kantor. Perusahaan bisa melakukan prevensi dengan melakukan pemeriksaan suhu, kuesioner kesehatan, dan hasil vaksin COVID-19. Selain itu, perusahaan juga bisa mengkomunikasikan secara jelas kebijakan kehadiran selama masa pandemi. Melalui transparansi tersebut, karyawan tidak perlu bingung dan khawatir kehilangan pekerjaan mereka dan karyawan memahami tanggung jawab yang harus mereka penuhi terhadap perusahaan.
B. Kesehatan Mental
Penyebab kedua berkaitan dengan masalah kesehatan mental, di mana permasalahan ini sebenarnya lebih rumit dan sensitif daripada masalah lain. Perusahaan harus bisa membatasi beban kesehatan mental dari pandemi pada karyawan mereka, yakni salah satunya dengan cara menjadi lebih fleksibel. Perusahaan harus proaktif dan sering menghubungi karyawan mereka, terutama ketika kinerja karyawan menurun secara tiba-tiba padahal sebelumnya tampak baik-baik saja. Lakukan berbagai upaya agar karyawan merasa nyaman, dan bantu karyawan untuk bisa mengatasi stres agar kinerja mereka bisa tetap stabil dan meningkat. Selanjutnya, pastikan perusahaan senantiasa menampilkan dukungan terhadap karyawan yang tengah mengalami permasalahan secara mental. Ketika karyawan stres, tunjukkan dukungan dan pengertian yang suportif terhadap mereka. Berikan pesan bahwa perusahaan menghargai dan mengutamakan kesejahteraan dan kesehatan mental masing-masing karyawan.
C. Kecelakaan di Tempat Kerja
Selanjutnya, penyebab terakhir yang sering terjadi pada ketidakhadiran karyawan yang di luar rencana adalah akibat kecelakaan di tempat kerja. Kecelakaan tersebut lebih banyak terjadi di masa pandemi, terutama karena tekanan pekerjaan yang semakin berat, kurangnya pengawasaan, karyawan pengganti yang belum berkompetensi, dan lain sebagainya. Perusahaan dapat meminimalisir hal tersebut dengan menginvestasikan waktu dan energi untuk melatih karyawan pengganti atau sementara sehingga bekerja dengan aman selama di tempat kerja. Kemudian, memastikan karyawan bugar secara fisik dan pikiran saat bekerja, karena banyaknya permasalahan pribadi cenderung meningkatkan terjadinya kecelakaan di tempat kerja. Selain itu, perusahaan juga dapat melakukan identifikasi terkait kesehatan karyawan untuk mengurangi tingkat insiden yang terjadi.
Memastikan Perusahaan Berjalan Secara Normal dan Teratur.
Penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa perusahaan bisa bertahan dan pada akhirnya berjalan kembali secara normal seperti sebelumnya. Seperti yang kita ketahui, pandemi mengakibatkan kejatuhan ekonomi yang parah, dengan banyaknya bisnis kehilangan pendapatan dan terpaksa memangkas jumlah karyawan mereka. Ketika kemudian ekonomi berangsur-angsur pulih, banyak perusahaan kemudian mempekerjakan lebih banyak karyawan paruh waktu serta pengurangan jam bekerja. Oleh karenanya, perusahaan harus mempertimbangkan secara matang taktik apa yang akan mereka gunakan di dalam perusahaan. Perusahaan harus bisa mengidentifikasi posisi mereka saat ini, dan menentukan langkah apa yang dibutuhkan selanjutnya agar tetap berjalan secara normal bahkan di masa pandemi. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara meninjau bisnis dalam jangka waktu beberapa bulan ke depan, dan menyiasati langkah apa yang tepat dalam membantu memperlancar aktivitas tersebut.
Setelah itu, perusahaan juga harus bisa memetakan jumlah keperluan karyawan, serta keterampilan dan keahlian apa yang penting saat ini untuk menjaga bisnis tetap berjalan. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam menentukan terkait tunjangan karyawan. Perusahaan juga harus secara transparan mempersiapkan karyawan untuk setiap perubahan, seperti pemberitahuan lebih awal terkait pemangkasan gaji, atau mungkin modifikasi dalam asuransi kesehatan. Karyawan harus bersiap tentang rencana perusahaan untuk memangkas biaya agar dapat bertahan dalam jangka panjang, dan pada akhirnya membantu karyawan untuk mempertahankan pekerjaan mereka. Apabila hal tersebut sudah dilakukan, maka perusahaan dapat berfokus dalam memprioritaskan fungsi dan proses utama yang ada, seperti mengidentifikasi kesenjangan antara apa yang dibutuhkan untuk melanjutkan tingkat layanan dengan kemampuan perusahaan saat ini dalam memenuhi kebutuhan tersebut. Di akhir, buatlah rencana tindakan dengan mengembangkan strategi praktis yang hemat biaya untuk mengurangi kekurangan-kekurangan yang sudah teridentifikasi.
Kesimpulan
Perusahaan yang bertindak cepat dan proaktif dalam mengambil langkah-langkah untuk mencegah dampak negatif dari pandemi diperkirakan dapat bertahan lebih lama dan kembali beroperasi secara normal. Oleh karenanya, penting bagi perusahaan kamu untuk senantiasa meninjau kembali kebijakan yang telah berlaku, baik sebelum ataupun saat pandemi. Jangan lupa untuk terus meningkatkan komunikasi di dalam perusahaan, diskusikan dengan baik dan transparan perihal apa yang tengah terjadi dengan perusahaan. Dengan begitu, Aikrut berharap perusahaan-perusahaan di Indonesia bisa tetap bertahan di masa-masa yang sulit ini, ya!
